Ecole responsable : l’EPF adapte ses méthodes de travail
L’EPF s’engage depuis plusieurs mois dans une démarche responsable. Tri des déchets, économie de papier, recyclage, bonnes pratiques numériques… Le confinement a été l’occasion de mettre un coup d’accélérateur à cette volonté. Exemple avec la Direction des Relations Entreprises et de l’Insertion Profesionnelle.
Pour assurer son plan de continuité durant le confinement, le Service des Stages a accéléré ses objectifs de développement durable en apportant les premiers éléments de réponses aux enjeux environnementaux.
En effet, il a fallu trouver des réponses rapides pour pallier toutes les étapes réalisées en présentiel et passer à une numérisation économique en papier : la signature des conventions de stages par exemples, jusque-là imprimées en trois exemplaires (à multiplier par des centaines d’étudiants chaque année) a été remplacée par des signatures électroniques ; les impressions des rapports de stages et soutenances, documents de plusieurs centaines de pages aussi imprimés en plusieurs exemplaires à chaque fois n’ont été partagés et parcourus que sur ordinateur.
Ce projet qui devait se mettre en place en deux ans a finalement vu le jour en trois mois !
Ainsi avec près de 50 000 pages imprimées par an, les rapports de stage, en version papier n’existeront plus. Il est temps de passer au 100% numérique et de profiter du retour d’expérience du campus de Montpellier, campus en avance dans les pratiques numéirques, pour transférer les rapports sur le compte personnel Moodle de chaque étudiant. Ils seront directement testés par le logiciel anti-plagiat et cela simplifiera grandement le nombre d’opérations réalisées.
Les conventions de stages ne seront plus imprimées et envoyées par la voie postale. Fini le papier aussi ! Nous passons également au numérique avec un système de signature électronique.
S’affranchir des transports
Les soutenances présentielles ne pouvant plus avoir lieu, nous avons adapté celles-ci pour qu’elles se réalisent via Teams de Microsoft (de préférence).
L’exercice ayant été de nombreuses fois réalisés durant cette période, et semble-t-il maitrisé par tous, nous en avons adopté la généralisation pour l’avenir. Le mode virtuel permet de gagner en flexibilité pour les membres des jurys, des professionnels, pour qui il était parfois difficile de bloquer une demi-journée pour se déplacer sur les campus, pour les élèves parfois restés à l’étranger pour leur premier emploi et en termes de logistique et de réservation de salle.
Toutes les évaluations liées aux stages ont-elles aussi été revues afin de pouvoir les lancer sous forme de questionnaire par e-mail, au grand bonheur de l’équipe des stages qui n’a plus à calculer individuellement chaque note, écrite à la main sur un papier mais dont le traitement est désormais automatisé. Un gain de temps considérable. Les tuteurs professionnels, eux aussi, recevront leur questionnaire par e-mail, afin d’éviter le papier !
L’EPF adapte donc ses pratiques pour s’inscrire dans une démarche de qualité et de responsabilité. L’instauration de processus définis pour gagner en efficacité et en impact environnemental se poursuit !
